Como alcançar a eficiência da viagem da tripulação em seus negócios

Nikos Gazelidis é chefe global de embarque na ATPI Griffinstone

Como todas as empresas, as organizações marítimas precisam encontrar um equilíbrio entre gerenciar as operações com o número certo de funcionários ao melhor preço possível. Mas onde eles diferem é que essas empresas exigem trabalhadores especializados e altamente treinados - e levá-los para onde eles precisam ser geralmente depende de circunstâncias que raramente podem ser tomadas como garantidas.

Os custos de viagem para a tripulação constituem a segunda maior saída para a maioria dos navios e, sem custos claros de supervisão, podem facilmente sair do controle. O fato de colocar os funcionários no lugar certo na hora certa é um fator crítico para a missão significa que, quando confrontados com a pressão, aqueles que gerenciam as viagens podem se inclinar a tomar decisões caras.

Empresas de gerenciamento de viagens (TMCs) especializadas na indústria naval, como a ATPI Griffinstone, podem trazer uma sensação de tranqüilidade a águas turbulentas. Quando se trata de gerenciar arranjos complexos de viagem da tripulação, ter um TMC em seu cantinho pode fornecer uma abordagem personalizada e consultiva - particularmente quando se trata de criar uma política de viagens que pode alcançar eficiências realísticas em escala global. A TMC também traz conhecimento comprovado em controle de custos, o que significa que as empresas marítimas podem se concentrar no trabalho sem comprometer a segurança, a precisão ou a conformidade.

Ao trabalhar ao lado de nossos clientes marítimos, normalmente analisamos três áreas de planejamento, registro e relatórios, a fim de fornecer eficiências significativas a longo prazo.

Flexível
Pode parecer um oxímoro, mas consistência flexível é simplesmente aproveitar ao máximo o conhecimento local. A maioria das organizações tem coordenadores de equipe localizados em todo o mundo, cada um operando com padrões diferentes e com processos diferentes. Um TMC pode trazer alguma estabilidade a essa abordagem incorreta - simplificando onde necessário - para adaptar uma política de viagem que funcione. São mudanças vitais que são feitas de forma consultiva para que a variação importante do mercado local seja incorporada. Ao comunicar as alterações à política em toda a empresa, é mais fácil obter o "buy-in" dos coordenadores, para que eles sigam o procedimento correto e garantam que as reservas sejam sempre compatíveis.

Pessoal
Se o número de reservas incorretas aumenta, então o custo também aumenta. Erros simples, como nomes com erros ortográficos ou erros de visto, exigem muito esforço e tempo para corrigir e também causam estresse desnecessário - especialmente quando a equipe precisa estar em um navio para um determinado prazo.
Normalmente, o erro humano é o culpado nessas circunstâncias, geralmente quando as informações são transferidas manualmente através das plataformas de maneira antiquada. Sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho de ponta a ponta, como a plataforma CrewLink da ATPI, podem eliminar esse risco integrando sistemas de RH e de finanças. Isso permite que os dados pessoais sejam capturados para que os vistos e outros itens essenciais possam ser gerenciados facilmente. Ferramentas de criação de perfil como o eProfile da ATPI garantem que os dados sejam sempre precisos e consistentes, permitindo que o processo de reserva ocorra da melhor forma possível.

Visibilidade
A melhor maneira de ver como economizar dinheiro é saber exatamente como está sendo gasto. Isso significa ser capaz de aproveitar as enormes quantidades de dados gerados por mudanças de equipe e viagens.
As TMCs são especialistas no gerenciamento dessas informações e implementarão os processos para que as organizações possam identificar eficiências. Relatórios consistentes de resultados - inclusive em diferentes locais globais - são vitais aqui, já que os dados podem ser comparados e compreendidos facilmente. Isso permite que diferentes elementos da política de viagens sejam estudados e que os custos sejam reduzidos, sempre que possível.
Colocar o seu programa de viagens no centro das atenções é uma ótima maneira de pensar de forma diferente sobre o seu negócio e quase certamente oferecerá recompensas inteligentes além do custo justo.

Sobre o autor
Nikos Gazelidis é Diretor Global de Expedição da ATPI Griffinstone, a divisão especializada em energia e marinha do negócio de gerenciamento de viagens e eventos, o Grupo ATPI. Para mais informações, visite www.atpi.com/griffinstone e o ATPI Knowledge Hub.