Soluções de software: comunicar ou estagnar

De Lars Fischer • 21 novembro 2018

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É provável que você esteja lendo este artigo em seu escritório. E para a maioria de nós, isso significa um grande espaço em plano aberto organizado com mesas, monitores, salas de reunião e outros recursos projetados para nos manter produtivos e facilitar a comunicação e a colaboração. Agradecemos a cidade de Nova York pelo surgimento do escritório compartilhado na virada do século passado. Mas é relativamente recente que a “Bürolandschaft”, ou paisagismo de escritórios, tornou-se popular incentivando os trabalhadores a se sentarem mais organicamente em torno dos fluxos de comunicação.

Pergunte a qualquer planejador de escritório - ou ao chefe corporativo - que favorecem o plano aberto em compartimentos ou escritórios separados. É provável que o aumento da colaboração esteja no topo da lista. Quando as pessoas compartilham o mesmo espaço, elas são mais propensas a compartilhar ideias e pedir informações. Mesmo com o domínio atual das mídias sociais, as pessoas são seres sociais no coração e querem interagir pessoalmente. Os dados precisam fluir por uma empresa e compartilhar o espaço facilita isso. O plano aberto também é, naturalmente, muito mais barato em termos de custo de construção e porque mais funcionários podem ocupar menos metros quadrados, mas também oferecem flexibilidade. Podemos não saber qual será a tendência do próximo escritório, mas um grande espaço compartilhado não fecha as opções.

Construindo eficiências
Em muitos aspectos da nossa vida familiar, social e laboral, temos eficiências embutidas. Escritórios de plano aberto são apenas um exemplo; assim é o fato de que usamos nossos smartphones para conectar-se à world wide web e a uma variedade de plataformas de compartilhamento social; e que todas as nossas aplicações para laptop interconectam-se para permitir que dados, imagens e outras informações sejam compartilhadas de forma transparente e sem problemas.

A questão é, portanto, se isso é parte integrante de nossas vidas normais, por que a maioria das empresas de navegação está totalmente subintegrada?

A maioria das empresas de transporte dirá que abraçou totalmente a revolução digital, e isso é verdade em grande parte. Quase todos estarão usando um pacote contábil para gerenciar o faturamento, o orçamento e o pagamento de contas. Para alguns, essa será uma simples planilha do Excel, mas, para a maioria, é provável que seja um pacote mais sofisticado, feito sob medida. A maioria também estará executando pacotes de software para administrar uma série de outras funções comerciais e operacionais. Mas a questão é de integração. Embora esses pacotes individuais executem um conjunto discreto de tarefas perfeitamente bem, eles não se comunicam entre si.

Alcançando a integração
Em uma companhia de navegação totalmente integrada, o sistema tarifário captura todas as informações complexas relativas a clientes individuais, portos, terminais e cargas - e isso pode ser uma matriz extremamente complicada de preços individuais, restrições, descontos e incentivos. Quando um cliente solicita uma cotação, o sistema de cotação deve procurar automaticamente a tarifa relevante para criar uma cotação sob medida e precisa.
Se a cotação se transformar em uma venda, o sistema criará novamente, automaticamente, a confirmação de reserva necessária, os conhecimentos de embarque, o manifesto e muito mais.

E uma vez que o navio tenha navegado, uma fatura será gerada automaticamente e essa informação será lançada em “contas a receber” através de uma interface.

Durante esse processo, se mudanças precisarem ser feitas, um sistema totalmente integrado criará automaticamente correções de manifesto, notas de crédito e faturas ao pressionar um botão.

Em outras palavras, as informações fluem perfeitamente de uma atividade para outra sem a necessidade de inserir novamente os dados. A redigitação leva a erros, erros levam a atrasos e atrasos interrompem o fluxo de caixa e custam dinheiro.

Reduzindo o argumento para uma base monetária, é amplamente entendido que cerca de 10% das faturas de frete de saída global estão incorretas devido a erro humano na transferência de informações de um sistema para outro. Mesmo para uma pequena empresa de transporte com receita modesta de US $ 100 milhões, isso significa US $ 10 milhões em disputa e não ser pago - e um buraco subsequente no fluxo de caixa.

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Encontrando uma solução
A evolução é provavelmente o principal culpado pelo estado atual das coisas. As companhias de navegação adotaram a digitalização de forma fragmentada e, portanto, instalaram pacotes individuais para realizar tarefas específicas, conforme necessário, ou conforme o orçamento ficou disponível. A mistura resultante de pacotes às vezes personalizados e, às vezes, prontos para uso, gerou um labirinto de aplicativos que ficam lado a lado, mas que não se integram nem se comunicam. Uma enorme quantidade de dados é re-digitada entre departamentos desconectados dentro da mesma companhia de navegação.

Para eliminar o que já está em vigor e começar de novo é uma tarefa assustadora e demorada. Muitas companhias de navegação simplesmente não estão preparadas para dar dois passos para trás, a fim de fazer três ou mais na direção certa. Juntamente com isso, a maioria dos departamentos de TI está lutando para permanecer em conformidade com uma crescente quantidade de regulamentações de relatórios externos que são necessárias apenas para manter a empresa comercial. A integração interna sempre será o segundo violino.

Mas há uma solução. O software de remessa moderno é modular, o que significa que as empresas de remessa só precisam selecionar os aplicativos necessários para automatizar determinados processos em seus negócios. Cada módulo se integra perfeitamente a outros para facilitar o fluxo de informações em toda a empresa.

Os dados precisam ser inseridos apenas uma vez, reduzindo assim a duplicação, os erros e o funcionamento do silo. Os dados são então compartilhados por toda a empresa e com parceiros de negócios relevantes. Isso reduz significativamente a carga administrativa e introduz eficiências em toda a empresa. Também libera a equipe para se concentrar em tarefas mais orientadas ao cliente.

Um aplicativo de software bem elaborado recuperará os custos variáveis por remessa de um banco de dados de custos e os aplicará como custos estimados para a reserva. As informações sobre os volumes retirados do cliente no momento da reserva são automaticamente casadas com esses dados para fornecer análises e avaliações de lucratividade para cada consignação.

E, conforme a viagem avança e os custos reais se tornam conhecidos, as atualizações em tempo real permitem que a lucratividade seja monitorada durante a viagem. Automatizar esses processos permite que uma quantidade valiosa de dados seja capturada, compartilhada e reutilizada em toda a empresa. Também pode ser analisado por relatórios de desempenho, encorajando a administração a tomar decisões inteligentes e informadas.

Mais ainda, um bom software orientado para o transporte também gerencia e monitora o progresso da viagem e as atividades de chamada de porta. As agendas podem ser monitoradas e atualizadas a partir da chegada, partida e meio-dia - relatórios recebidos automaticamente da embarcação. Mudanças causadas por eventos imprevistos podem ser simuladas para fornecer estimativas do impacto potencial no cronograma geral. O operador pode então simular os "e se" e encontrar as contramedidas mais apropriadas.

Mas enquanto há uma boa solução para alcançar a integração total dentro das companhias de navegação, a resistência permanece.

Superando a resistência
Vinte ou mais anos atrás, a digitalização era uma prerrogativa da grande companhia de navegação com bolsos grandes. Eles desenvolveram aplicativos sob medida e recrutaram exércitos de técnicos para cuidar deles. Mas os tempos mudaram e, hoje, é um processo bastante simples para comprar soluções especializadas que podem ser facilmente configuradas e personalizadas para atender às individualidades de cada empresa e usuário. Esses pacotes são os meios para transformar empresas digitalizadas em empresas integradas digitalmente.

A beleza desses aplicativos é que eles são criados para facilitar a integração total entre cada um dos principais processos - conectando sistemas existentes por meio de uma única entidade abrangente, totalmente conectada e conectada em rede. Assim, os dados fluem perfeitamente entre operações de navios, comerciais, logística de contêineres, contabilidade e gerenciamento.

Além das vantagens óbvias de menos entrada de dados, erros reduzidos e a capacidade de fornecer atendimento ao cliente elevado, essas soluções empacotadas estão disponíveis por uma fração do preço da construção de um sistema sob medida. Efetivamente, eles nivelaram o campo de TI em todo o espectro das companhias de navegação.

Como o escritório de plano aberto, ou o smartphone ou o laptop, muitas empresas de navegação estão começando a levantar a cabeça no dia-a-dia para ver as vantagens de ter suas várias funções de negócios se comunicando umas com as outras. Como todas as boas ideias, o conceito é muito simples, e com o software empacotado agora amplamente disponível, alcançar a integração completa está facilmente ao alcance.

O autor
Lars Fischer é o diretor administrativo da sede da Softship na Ásia-Pacífico. Ele é responsável pela equipe comercial e técnica de Cingapura de 25 anos e pela estratégia de vendas e marketing do grupo em todo o mundo. www.softship.com
Lars Fischer